Электронные перевозочные документы
ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов
НЭП — Неквалифицированная электронная подпись
КЭП — Квалифицированная электронная подпись
В 2024 году электронные перевозочные документы перестали быть «техническим ноу-хау» и постепенно становятся обыденностью. Однако на первых этапах перехода нередко возникают проблемы, связанные с тем, что ответственные лица не в полной мере понимают особенности работы ЭПД. В этой статье отвечаем на вопросы, которые чаще всего возникают перед началом работы с электронными перевозочными документами.
Что такое ЭПД
Электронные перевозочные документы — это более современные альтернативы привычным бумажным путевым листам, товарно-транспортным накладным, заказ-нарядам, заказам и заявкам, сопроводительным ведомостям, договорам фрахтования.
ЭПД — это XML-файлы, содержание которых должно соответствовать утвержденному ФНС формату. Чтобы передать их в ГИС ЭПД, нужно будет использовать решения от операторов ИС ЭПД — например, сервис Айтиком.Логистика. Хорошая новость состоит в том, что дублировать информацию с ЭПД на бумажные носители не нужно: в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 931 оба формата имеют равную юридическую силу.
Одна из причин создания и введения в работу системы электронных перевозочных документов — необходимость сделать сферу перевозок более прозрачной и контролируемой. Для этого была создана ГИС ЭПД — информационная система для обмена электронными документами и их последующего хранения. В случае необходимости государственные органы могут запросить из системы документы и провести проверку компании. По мнению законодателей, при таком подходе количество «серых» перевозок должно снизиться минимум на 20%.
Как начать работать с электронными перевозочными документами
Заключить договор с оператором ИС ЭПД недостаточно для перехода в цифру. Предварительно нужно решить еще две задачи:
- Обеспечить сотрудников, которые будут работать с ЭПД, электронными подписями. С их помощью документы наделяются юридической силой. Для работы с некоторыми разделами ЭПД допускается применять НЭП Госключ, но для некоторых требуется только КЭП.
- Оформить машиночитаемые доверенности, подтверждающие полномочия сотрудников при подписании документов.
Полный комплекс услуг по переходу на ЭПД:
- выпускаем электронные подписи и МЧД
- подключаем к сервису ЭПД Айтиком.Логистика
- обучаем сотрудников
На сегодняшний день Айтиком — единственный оператор ИС ЭПД, у которого разработан курс профессиональной переподготовки «Электронные перевозочные документы».
Почему стоит переходить на ЭПД и когда они станут обязательными
На момент публикации этой статьи требований по переходу на электронные перевозочные документы нет, однако их появление — дело времени. В 2026 году обязанность использовать ЭПД появится у перевозчиков алкогольной продукции, а за ними могут последовать и другие отрасли. Следить за изменениями в законодательстве вы можете в нашем блоге.
Несмотря на отсутствие официальных требований, многие компании уже начали переходить на ЭПД. Крупный бизнес стал пионером в области: на сегодняшний день с электронными перевозочными документами работают «Мосгортранс», «Деловые Линии», Х5 Retail Group и ряд других компаний. Вслед за гигантами отрасли в цифру переходят их партнеры, подрядчики и клиенты.
ЭПД дают бизнесу ряд существенных преимуществ:
- Работа с документами становится дешевле. Выделять средства на бумагу, оргтехнику, расходные материалы, а также доставку документов больше не нужно.
- Документооборот ускоряется в разы. Благодаря подключению к сервису Айтиком.Логистика все участники перевозок могут быстро формировать и мгновенно обмениваться перевозочными документами.
- Безопасность ЭПД всегда на высоте. Электронные документы передаются с помощью защищенных протоколов, что исключает несанкционированный доступ.
- Риск ошибок крайне низок. Документы в системе проходят через ряд проверок.
- Перевозки становятся прозрачнее. Участники процесса транспортировки могут в любой момент отследить статус документа.
- Документы не потеряются. Архив документов хранится в базе ГИС ЭПД и в сервисе оператора. В любой момент можно найти и скачать нужный документ.
Еще ряд преимуществ появляется при выборе удобного решения для работы с ЭПД. Так, в сервисе Айтиком.Логистика реализованы:
- поддержка всех сценариев работы с ЭПД;
- параллельное и последовательное заполнение и подписание разделов ЭПД;
- адаптивная мобильная версия для водителя.
Сервис поддерживает интеграцию с любыми информационными системами, благодаря чему сотрудники компании смогут работать с ЭПД в привычном для них интерфейсе.