ЭПЛ — электронный путевой лист
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов
КЭП — Квалифицированная электронная подпись
НЭП — Неквалифицированная электронная подпись
Использовать электронные путевые листы (ЭПЛ) наравне с бумажными можно с 2022 года, однако даже сегодня во многих компаниях не понимают принципа работы с этими документами. Как оформить электронный путевой лист? Как медицинские сотрудники вносят данные в ЭПЛ? Сколько водителей можно указать в документе? В материале отвечаем на эти и другие вопросы, а также рекомендуем удобный сервис для работы с ЭПД.
Что такое ЭПЛ и зачем он нужен?
Если раньше вы оформляли путевые листы, то ЭПЛ не покажется чем-то новым: он используется для тех же целей, в него вносятся те же данные. Электронный путевой лист оформляется каждый раз, когда вы отправляете транспорт в рейс. ЭПЛ считается первичным учетным документом — он применяется для контроля перемещения транспортных средств и расчета компенсаций для водителей, если они используют для работы личный автомобиль.
Как оформить ЭПЛ?
Формат ЭПЛ зафиксирован в Приказе ФНС РФ от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116. Электронный документ включает в себя 6 разделов (титулов) — 4 обязательных и 2 дополнительных. Каждый титул заполняет и подписывает электронной подписью уполномоченный сотрудник.
Оформление ЭПЛ состоит из следующих этапов:
- Ответственное лицо со стороны перевозчика (для удобства будем называть его диспетчером) вносит данные о перевозке в титул 1. В документе указывается вид сообщения (городское, пригородное, междугороднее и так далее), информация о водителе, транспортном средстве и сроке действия ЭПЛ.
- В титул 2 вносятся данные о результатах медицинского освидетельствования водителя. Раздел заполняет медработник: штатный сотрудник перевозчика или специалист сторонней медицинской организации.
- Титул 3 опциональный — в нем указывается результат техконтроля транспортного средства. Раздел может заполнить штатный сотрудник или сторонний специалист, отвечающий за техконтроль.
- В титул 4 вносятся данные одометра при выезде транспорта с парковки.
Когда ответственные сотрудники заполнили титулы с 1 по 4, ЭПЛ передается в государственную информационную систему ГИС ЭПД. В системе формируется QR-код, который отправляется в сервис оператора ИС ЭПД и далее водителю. Во время проверки QR-код можно предъявить сотруднику ГИБДД.
Остальные титулы заполняются после окончания рейса.
- В раздел 5 вносятся новые данные одометра.
- Раздел 6 опциональный — он заполняется, если компания проводит послерейсовые медосмотры водителей.
Каждый раздел заверяют электронной подписью. Диспетчер и технический специалист могут использовать квалифицированные электронные подписи (КЭП) и неквалифицированные электронные подписи (НЭП) Госключ. Медицинские работники заверяют титулы только КЭП.
Что делать, если сотрудник ГИБДД не может проверить электронный путевой лист?
Что делать, если у водителя в дороге разрядился телефон или планшет?
Инспектор может запросить ЭПЛ из ГИС ЭПД по госномеру транспортного средства или номеру водительского удостоверения. Однако гораздо проще избежать проблем, например, проверить состояние гаджета перед выездом или скачать QR-код на запасное устройство.
Можно ли вписать в ЭПЛ несколько водителей?
В первом титуле ЭПЛ можно указать более одного водителя, однако для каждого нужно будет оформить титулы 2 (обязательный предрейсовый медосмотр) и 6 (опциональный послерейсовый медосмотр). Если для рейса используется один автомобиль, то титул 3 (технический контроль) заполняется только один раз.
Как медицинский сотрудник вносит данные в ЭПЛ?
Возможны три сценария:
- Медосмотры проводит штатный сотрудник компании. В этом случае в сервисе ЭПД для сотрудника создается личный кабинет, в котором можно вносить в ЭПД сведения о медосмотрах
- Медосмотры выполняет сторонняя организация. В этом случае оператор ЭПД может провести интеграцию сервиса ЭПД с информационным решением медицинской организации для мгновенного обмена данными
- Медосмотры проводятся удаленно с помощью медицинских комплексов. В этом случае для обмена данными проводится интеграция сервиса ЭПД с информационной системой оператора телемедицины
Когда электронные путевые листы станут обязательными?
На момент написания статьи точной даты для перевозчиков нет. Однако ранний переход на ЭПД дает компании ряд преимуществ, о которых мы писали здесь.
Можно ли интегрировать информационную систему компании с сервисом ЭПД?
Только если такую возможность предоставляет оператор ЭПД. Например, сервис Айтиком.Логистика поддерживает API-интеграцию с любыми информационными системами, поэтому вы сможете использовать его возможности в привычном интерфейсе вашей информационной системы.
Оцените достоинства ЭПД и возможности сервиса Айтиком.Логистика: оставьте заявку на подключение.